I viaggi d’affari rappresentano un elemento cruciale per molte imprese, indipendentemente dalle dimensioni e dal settore di attività. Sempre più manager, infatti, stanno acquisendo consapevolezza del valore aggiunto che deriva dall’incontrare direttamente le persone, anche se ciò ha un costo. La sfida di oggi è quella di quantificare il valore apportato dai viaggi, per garantire che le aziende e i loro dipendenti riescano a trarre il massimo vantaggio dagli investimenti effettuati in questo ambito.
Una nuova ricerca di LSE, commissionata da Amadeus, analizza come le grandi aziende possono, grazie all’implementazione di processi più puntuali di gestione dei viaggi e della relativa rendicontazione dei costi, (Travel & Expense – T&E), trarre il massimo vantaggio.
La pubblicazione, intitolata Managing Every Mile, rivela come, grazie ad una gestione proattiva della spesa T&E, basata sull’individuazione e sull’adozione di best practice e di soluzioni tecnologiche che consentano l’automazione dei flussi, le aziende possano risparmiare denaro, offrire un migliore servizio e quindi accrescere la soddisfazione dei dipendenti. Tra le principali raccomandazioni che emergono dalla ricerca possiamo citare che:
- Anche all’ambito T&E devono essere applicate le priorità strategiche che guidano altre aree dell’azienda: lo studio individua sei priorità strategiche per gestire la spesa T&E: crescita, contenimento dei costi, efficienza operativa, produttività del personale, contenimento dei rischi e informazioni/analisi gestionali. Sebbene l’ordine delle priorità espresse vari a seconda dei ruoli funzionali ricoperti, i manager concordano sul fatto che solo se tutti gli obiettivi sono allineati le imprese possono sfruttare al massimo gli investimenti in viaggi di lavoro.
- La spesa non è l’unico criterio per gestire i requisiti di viaggio: due terzi dei manager intervistati ha affermato che la gestione del processo di rendicontazione costituisce fonte di frustrazione per i dipendenti e per il management, che deve seguire complessi iter burocratici e amministrativi. L’assenza di best practice nelle prime fasi della procedura T&E e in particolare nei flussi di prenotazione e approvazione si ripercuote negativamente sull’esperienza del viaggiatore e aumenta la complessità in fase di rendicontazione della spesa.
- La tecnologia ha un ruolo chiave nel facilitare l’implementazione di best practice di gestione della spesa T&E: i manager sono ben consapevoli del ruolo cruciale che l’innovazione tecnologica ha nel massimizzare le funzioni T&E. Circa il 60% dei manager intervistati sta valutando di introdurre nei prossimi 1-3 anni dei cambiamenti nei sistemi IT e T&E per agevolare una migliore gestione della spesa T&E, anziché limitare il focus al mero controllo dei costi.
Secondo Alexander Grous, professore della facoltà di Media and Communications presso la LSE e autore della ricerca: “Se vogliono ottenere il massimo ritorno dai loro investimenti, le aziende devono avere una visione di insieme della gestione dei processi T&E. Lo scenario che è emerso dal nostro lavoro si fonda su cinque fasi chiave, tutte supportate dalla tecnologia: approvvigionamento strategico; acquisto; supporto al viaggiatore e duty of care; gestione della spesa; analisi e feedback. Seguendo le best practice in ciascuna di queste fasi, le imprese si garantiranno una gestione ottimizzata della spesa T&E e massimizzeranno i rendimenti, aumentando al contempo l’efficacia operativa e la soddisfazione dei collaboratori.”
Arlene Coyle, CCO Corporate Solution Sales and Marketing of Business Travel, Amadeus, commenta così: “Il business travel sta vivendo una forte trasformazione dettata da grandi fattori sociali, tecnologici ed economici. Assistiamo a un cambiamento delle esigenze dei viaggiatori delle aziende che rende necessaria una maggiore dinamicità e flessibilità nella gestione dei viaggi.”
Aggiunge anche che “sebbene non esista una soluzione valida per tutte le esigenze, questo studio rivela diverse opportunità per migliorare il ROI della procedura di gestione della spesa T&E, in particolare grazie a un maggiore ricorso alle tecnologie. Inoltre, non limitandosi a guardare il solo costo effettivo del viaggio di lavoro ma guardando anche quello che vogliono i viaggiatori, come deve funzionare la procedura di prenotazione e i relativi effetti sulla produttività e il duty of care, le imprese saranno in grado di definire meglio i propri processi e offrire soluzioni migliori ai propri viaggiatori”.
Francesca Benati, Amministratore Delegato e Direttore Generale di Amadeus Italia, aggiunge:
“Dalla ricerca emerge una chiara indicazione per le aziende: i costi legati al business travel sono investimenti capaci di generare ritorni e non una mera voce di spesa e come tali devono essere considerati. Introdurre best practices e avvalersi del supporto di soluzioni tecnologiche evolute, oltre a migliorare i processi ed accrescere il livello di soddisfazione dei dipendenti coinvolti, aiuta a definire con maggiore precisione il ritorno prodotto da questi investimenti e quindi permette una più efficace allocazione delle risorse”.
E’ possibile scaricare la ricerca completa a questo link: http://www.amadeus.com/managing-every-mile/italy?PRO=266&trafficSource=press-release-Italy