Abbiamo intervistato Patrizia Semprebene Buongiorno, vice presidente AIM Group International per capire come le grandi aziende di eventi stanno gestendo questo periodo di stop forzato per l’epidemia di covid19.
Buongiorno Patrizia: quali procedure interne avete adottato per gestire la crisi?
Da quando la crisi ha valicato i confini cinesi e impattato l’Italia e il contesto internazionale a più ampio livello abbiamo innanzitutto rafforzato la comunicazione interna, per condividere informazioni utili, dare aggiornamenti, fornire delle linee guide comuni a tutti i team utili e per confrontarsi con i clienti alla prese con la riprogrammazione / valutazione dei rischi. Si tratta infatti di una situazione nuova ed inattesa ed è pertanto necessario allinearci, aggiornarci, anche restando in contatto con gli altri operatori del settore a livello associativo, sia a livello italiano sia internazionale. Il lavoro più importante su cui i nostri team sono impegnati in questi giorni è proprio affiancare i clienti, soprattutto associativi, nella valutazione dei rischi e nella programmazione degli eventi in altre date, gestendo anche tutto l’impatto in termini logistici, legali, assicurativi, di rimborsi, etc. Per aiutare in queste valutazioni abbiamo stilato dei documenti con check list da seguire insieme al cliente e le aggiorniamo man mano che la situazione evolve ed evolvono per esempio anche le eventuali restrizioni governative o delle aziende sponsor. Inoltre abbiamo rafforzato la nostra proposta per organizzare delle alternative agli eventi face-to-face consentendo agli speaker di tenere i propri speech da remote, realizzando webcast online o spazi espositivi virtuali. La linea prevalente è quelle di organizzare eventi ibridi che possano includere queste tecnologie per tenere ampia la platea dei partecipanti e offrire alla società scientifica o agli sponsor altre modalità di comunicazione.
E’ possibile oggi pianificare con certezza il futuro?
In questo momento, dobbiamo ammetterlo, c’è ancora molta incertezza sulla durata ed estensione dell’emergenza sanitaria, e non è possibile pianificare con precisione gli impegni, ma se la situazione dovesse rapidamente migliorare è altrettanto vero che anche le aziende, che al momento sono quelle che maggiormente stanno annullando gli eventi senza trovare nuove date, poi decidano di recuperare eventi previsti. Sarà sicuramente necessario rivedere l’organizzazione del lavoro e dei team dedicati ai vari progetti, per supportare chi si dovesse trovare a gestire delle sovrapposizioni.
In questi momenti di difficoltà come organizzatori di eventi, abituati a gestire piccoli e grandi problemi prima e durante gli eventi, dobbiamo mantenere la calma, valutare con approccio razionale le situazioni, affidarci all’esperienza, alla procedure codificate, ma soprattutto alla flessibilità e alla capacità di problem solving che fanno parte della natura stessa del nostro lavoro.
Quando finirà la crisi? Tornerà tutto come prima?
Al momento non è possibile fare ipotesi precise sul termine della crisi, anche se da come si stanno muovendo altri grandi organizzatori di fiere ed eventi internazionali, sembra ipotizzabile pensare che se tutto va bene per l’inizio dell’estate, giugno, In Italia si dovrebbe essere tornati alla normalità. Molto dipende da quanto durerà il contagio e quanto si diffonderà in Europa. Partendo dalle esperienze di crisi precedenti possiamo prevedere che anche questa emergenza porterà qualche cambiamento strutturale: la predisposizione di piattaforme per la comunicazione virtuale potrebbe per esempio diventare una prassi comune e gli eventi ibridi la norma.
