La registrazione dei delegati rappresenta in genere il 30-50% dei ricavi complessivi di una conferenza internazionale, e la presenza di una base ricca, diversificata e qualificata di delegati è fondamentale per l’intero successo di questi eventi. Aumentare la portata globale di un congresso significa prima di tutto conoscere il target di riferimento.
Come si può arrivare a conoscere il target e raggiungerlo?
Cinque passi: analizzare le statistiche e i profili dei visitatori dell’anno prima; valutare quanti dei partecipanti precedenti soddisfano le aspettative del cliente; chiedersi per quali ragioni frequentano il congresso e che cosa vi cercano; fare una lista delle attrazioni che più allettano queste persone; personalizzare la comunicazione secondo età, esperienza, interessi e sesso.
Una volta definito il pubblico ecco 12 azioni da intraprendere al fine di espandere l’audience.
- Ottimizzare il sito web dell’evento per i dispositivi mobili
Sempre più registrazioni provengono da mobile, quindi se l’evento richiede la registrazione on-line è necessario assicurarsi che il sito funzioni bene su smartphone e tablet.
- Effettuare promozioni incrociate con altre organizzazioni
Vanno contattate anche altre organizzazioni che possano raggiungere e stimolare il target di riferimento (ad esempio attraverso sconti di registrazione od oggettistica dedicata) per promuovere l’evento presso il proprio database.
- Chiedere a partecipanti e relatori di aiutare a promuovere l’evento
C’è bisogno di gente che moltiplichi la notorietà del congresso e funga da ambasciatrice. E alla fine, il modo migliore per promuovere un evento è quello di responsabilizzare i partecipanti a diffonderne la notorietà. Bisogna aiutarli a raggiungere i loro amici e coetanei via e-mail e social media, offrire sconti per portare amici, incoraggiarli a promuovere l’evento presso le loro reti.
- Fare proposte che abbiano più d’un valore
Un solo benefit non è sufficiente per la maggior parte delle persone. Negli inviti, nelle e-mail e negli strumenti di marketing (tra cui il sito) bisogna sempre indicare: il valore della manifestazione in se stessa (per esempio dal punto di vista formativo); i relatori e/o le opportunità d’intrattenimento; il programma/calendario; foto e testimonianze di eventi passati; video; persone/aziende che hanno partecipato alle edizioni precedenti, e tutti gli altri vantaggi importanti.
- Costruire il programma sin da subito e comunicarlo al pubblico
Più si è chiari e dettagliati sul programma, più la gente sentirà di poter prendere una decisione informata su se partecipare. Il programma va dunque incluso in ogni comunicazione.
- Non dimenticare il contenuto
Bisogna che il contenuto sia attraente. Cos’è che rende l’evento imperdibile per clienti e prospect? Interazione fra pari, condivisione di idee, nuove tendenze… È anche fondamentale avere relatori ben noti nel settore.
- Estendere il raggio
Occorre contattare la stampa di comparto e organizzare cambi merce con i media, così che questi possano partecipare gratuitamente, avere stand nelle aree espositive ecc.
- Mirare a nuovi contatti
È sempre possibile raggiungere prospect al di là del database dell’associazione. Per esempio, per un convegno medico un’associazione potrebbe individuare le principali organizzazioni e istituzioni di settore –ospedali, ministeri della Salute, riviste mediche, aziende farmaceutiche – e costruire una lista di opinion leader e decision maker (per esempio medici direttori di ospedali).
- Essere presenti sui social
Non abbiate paura di usare i social media. Pubblicare aggiornamenti od offerte non è sufficiente. Bisogna catturare l’attenzione. Il che significa creare conversazioni e parteciparvi, dare credibilità all’evento costruendo un dialogo bidirezionale con il pubblico. Ascoltare prima, e comprendere bene le ragioni che spingono il pubblico a essere presenti nei social con voi. Quindi scegliere uno o due canali rilevanti e, una volta definiti, assicurarsi che le pagine social siano di bell’aspetto. Le immagini sono di qualità? I profili sono aggiornati? La condivisione sui social va abilitata direttamente dal sito e dalla pagina di registrazione; è bene anche utilizzare le icone ufficiali dei social media, perché la gente è molto incline a utilizzarle. Non importa dove siete nel mondo, la necessità di massimizzare la partecipazione è imperativa. Il problema è trovare metodi che possano essere efficacemente implementati nelle varie regioni del globo per dare il massimo dei risultati.
- Delineare il delegato ideale
La chiave per acquisire delegati è focalizzarsi sugli stakeholder e sui moltiplicatori di business nelle aree dove il bisogno di contenuti è maggiore: aziende, istituzioni accademiche, ministeri o agenzie e rappresentanti regionali. Ogni target di riferimento richiede una proposta di valore unica e rilevante, capace di impattare direttamente sui risultati economici. Questo è importante, perché molti delegati devono farsi approvare la partecipazione e quindi hanno bisogno di obiettivi chiari e tangibili.
- Progettare una strategia/offerta per la quota d’iscrizione
Un potente e convincente argomento di vendita coi prospect è che non si sta vendendo loro “solo” un convegno, ma un esclusivo servizio one-stop per l’iscrizione, la prenotazione dell’alloggio, il coordinamento per il visto d’ingresso e l’organizzazione di ogni eventuale programma collaterale. In sostanza bisogna mostrare di essere come un concierge che accompagna l’ospite lungo l’intera esperienza senza soluzione di continuità. È bene dunque lavorare sul database per estendere il raggio dei contatti.
- E per finire…
Coinvolgete la vostra squadra, definite gli obiettivi, costruite un programma di award che abbia successo!