Complice la consapevolezza di quanto le spese per viaggi e trasferte possano incidere sul bilancio aziendale, gli imprenditori sembrano essere sempre più attenti alla gestione degli spostamenti di lavoro, a partire proprio dalla loro organizzazione.
Non a caso, si è affermata la figura professionale del Travel Manager nel corso degli anni, che si occupa della gestione dei viaggi di lavoro e si assicura che questi siano convenienti e sicuri, nel rispetto dei dipendenti e dell’azienda stessa. Quali sono, in particolare, gli aspetti che incidono di più sul controllo di un viaggio di lavoro?
Costi convenienti
Una delle cose più importanti che un Travel Manager dovrebbe valutare è la spesa complessiva necessaria all’organizzazione del viaggio, a partire proprio dalla scelta del volo e dell’alloggio. Su questo fronte, di grande aiuto potrebbero essere le piattaforme di comparazione, che permettono di verificare a colpo d’occhio tutte le opzioni disponibili per raggiungere una determinata meta, in modo da trovare la più adatta e conveniente.
Ogni piattaforma offre diverse opportunità: dalla possibilità di avere una panoramica dei voli disponibili per la destinazione e le date scelte a quella di monitorare i voli di proprio interesse, così da essere aggiornati su eventuali cambi di prezzo. Nel caso del portale eDreams, ad esempio, interessante è anche la possibilità di scegliere dei pacchetti volo più hotel, in modo da risparmiare ulteriormente sul costo finale, fino al 40%.
In questo modo, potendo scegliere tra diversi Paesi e centinaia di compagnie aeree tra low cost e tradizionali, diventa molto più facile assicurarsi che il costo del viaggio sia adeguato e conveniente, valutazione che sarebbe certamente più difficile da fare in autonomia. L’obiettivo, come è facile immaginare, è quello di trovare il giusto equilibrio tra una spesa sostenibile e delle condizioni di viaggio adeguate e confortevoli per i dipendenti chiamati a spostarsi per lavoro.
Sicurezza durante gli spostamenti
Un altro aspetto che un Travel Manager non dovrebbe trascurare durante l’organizzazione di un viaggio di lavoro è quello della sicurezza. Non a caso, almeno nelle aziende più grandi, esiste una figura ad hoc che si occupa di prendersi cura di questo aspetto, ovvero il Travel Risk Manager, come spiegato su Sicuraitalia.
Nello specifico, tra gli elementi più importanti che questa figura deve tenere in considerazione, c’è quello relativo alla sicurezza di alloggi e mezzi di trasporto. Oltre a questo, un Travel Risk Manager deve assicurarsi che i dipendenti siano formati sulle norme di comportamento da adottare nel Paese che si dovrà raggiungere, ma anche occuparsi di assistenza in caso di emergenza.
Si tratta di norme che divengono ancora più importanti quando si è chiamati a viaggiare in Paesi più lontani, in cui è fondamentale riuscire a garantire che il luogo in cui si alloggia si trovi in una zona sicura e che i rischi per i viaggiatori siano minimizzati. A tutto questo, si aggiunge anche il rispetto della cosiddetta “etiquette”, che a volte può contribuire a evitare situazioni spiacevoli o pericolose.
Per esempio, oltre al già citato rispetto della cultura del posto, anche il buon senso e l’educazione possono contribuire a creare un clima sereno e a non danneggiare l’immagine dell’azienda che si rappresenta.
Assicurazione sanitaria e polizze assicurative
Infine, soprattutto quando si viaggia in Paesi piuttosto lontani o con delle condizioni igienico-sanitarie diverse da quelle cui si è abituati, è importante garantire ai viaggiatori una buona assicurazione sanitaria, spesso inclusa nella prenotazione del viaggio. Le polizze di assicurazione possono coprire rischi relativi a situazioni di vario tipo, primi tra tutti quelli legati alle spese mediche. Oltre a questo, le polizze possono anche essere utili in caso di furto o danneggiamento dei dispositivi digitali in dotazione, in caso di furto o smarrimento del bagaglio, ritardo dell’aereo o infortuni di volo.
Questi tipi di garanzie sono essenziali non solo per i dipendenti di un’azienda che devono viaggiare in altri Paesi del mondo per motivi di lavoro, ma anche per liberi professionisti o dipendenti in trasferta che necessitano di essere tutelati durante i loro spostamenti lavorativi. Anche per le assicurazioni e le polizze è importante valutare i prezzi, ed è pertanto comune che anche in questo caso entrino in gioco agenzie o servizi di comparazione.
Viaggiare per lavoro è diventato molto comune, soprattutto per chi occupa dei ruoli che richiedono spostamenti o viaggi continui. È quindi compito delle aziende riuscire a gestire al meglio questo importante aspetto del business: non solo per far fronte ai costi e non gravare sul bilancio, ma anche per garantire ai dipendenti un’esperienza sicura e il più piacevole possibile.
