Quali sono le nuove sfide dell’industria degli eventi? Come rendere gli eventi un’opportunità ed essere davvero efficaci? Qual è lo scopo dell’evento? Perché i partecipanti dovrebbero arrivare? Perché gli sponsor dovrebbero investire? E soprattutto come fare per raggiungere questi obiettivi? Sono le domande a cui dà risposte operative il nuovo Manuale “Gli Eventi: dalla progettazione all’organizzazione”, edito da Franco Angeli, disponibile da oggi online e nelle librerie.
Frutto di una lunga esperienza nel settore, è un manuale operativo dedicato ai professionisti dell’event management, a chi vuole intraprendere questa professione e agli studenti che hanno iniziato questo percorso di studi. Le autrici sono tre donne: Morena Paola Carli, Maddalena Milone e Maria Cristina Terenzio. Con il pallino della formazione e una lunga esperienza nella progettazione e organizzazione di eventi, provenienti da contesti lavorativi differenti, la autrici sanno di poter fare scuola e credono che lo sviluppo di questa industria passi inevitabilmente da una buona preparazione professionale.
Il libro nasce dalla constatazione della mancanza di un manuale di riferimento aggiornato in italiano. Nessuno con un approfondimento sugli eventi online e nessuno con un capitolo dedicato agli eventi medico-scientifici. Quindi anche per rispondere alle richieste di studenti universitari e di master e arricchire la bibliografia per l’esame di certificazione in Meeting and Event Manager.
Nella prefazione del libro, Julius Solaris, uno dei più importanti influencer a livello mondiale dell’Event Industry afferma che il 2020 passerà alla storia come l’anno che ha cambiato l’industria degli eventi per sempre. “Per la prima volta si è prodotto un cambiamento così profondo, globale e le cui ripercussioni si protrarranno così a lungo nei prossimi anni che diventa necessario ripensare al valore e al significato degli eventi come mezzo principale per realizzare connessioni, sia in presenza che online”.
In questo contesto, anche l’Event Manager vede ridefinito il proprio ruolo: da esecutore di un piano a progettista della strategia. “Si è dato sempre molto peso alla parte organizzativa senza considerare che è solo una fase del processo – commenta Maddalena Milone – Purtroppo spesso è ancora così. Il cliente comunica la necessità di organizzare un evento e l’agenzia si preoccupa di tutti i servizi. Pochi si propongono di mettere in piedi una strategia vera e propria per gli eventi che sono una importante occasione di incontro e di cambiamento. Ora più che mai l’Event Manager non può che essere “facilitatore di connessioni umane per la realizzazione del fine e degli obiettivi ad esso collegati” ed è su questo aspetto che il nuovo modo di produrre eventi deve focalizzarsi”.
Gli eventi, in particolar modo quelli espressione della Meeting Industry, finora si sono principalmente concentrati su azioni che trasmettono contenuti. In uno scenario in cui il contenuto è sempre disponibile, in formato digitale, su differenti media e con diverse modalità, è necessario passare dalla “distribuzione di contenuto” alla “realizzazione del risultato in maniera diversa”.
“Lo scopo di questo libro è quello di ribadire che l’Event Manager è il progettista di una strategia e non un esecutore di un piano o un assemblatore di servizi – aggiunge Maria Cristina Terenzio – Il libro guida il lettore passo dopo passo non solo nelle diverse fasi di un evento, ma pone altresì in evidenza come l’Event Manager sia protagonista dell’intero ciclo di un evento: dall’individuare i bisogni di tutte le parti coinvolte al divenire facilitatore del cambiamento atteso, fino a farsi portatore di valori, standard etici, buone pratiche di sostenibilità ed essere promotore di innovazione”.
Secondo Morena Paola Carli il ruolo dell’Event Manager è proprio quello di ascoltare, analizzare, progettare, pianificare, coinvolgere, partecipare, misurare, valutare e fare tesoro di quanto appreso: “Le lessons learned, infatti, sono un potente strumento di crescita e miglioramento. Il libro porta il lettore a comprendere in che cosa consista il ciclo di vita di un evento, quali siano le sue fasi e fornisce modelli utili allo scopo. E illustra come ogni evento è unico e non ripetibile, caratterizzato da un inizio e da una fine, e la lunga preparazione necessaria alla sua realizzazione; un complesso lavoro, spesso sconosciuto alla maggior parte delle persone”.
Questo manuale, dunque, è estremamente attuale perché è aggiornato rispetto alle ultime evoluzioni dell’industria degli eventi e offre una finestra sul cambiamento digitale che gli eventi hanno subito. E’ un ottimo strumento per chi si approccia al settore degli eventi e anche per chi già da tempo è consapevole che gli eventi digitali devono andare di pari passo con quelli in presenza e che il marketing e la comunicazione digitale non possono essere opzionali nella definizione di una buona strategia.
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